Checklist bedrijfsverhuizing: waar moet u aan denken?

Kijk ook naar het energielabel. Is uw kantoor groter dan 100 vierkante meter, dan moet het pand minimaal energielabel C hebben, anders mag u het niet als kantoor gebruiken. Volgens de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) geldt die verplichting onder meer niet voor monumenten volgens de Erfgoedwet of een provinciale of gemeentelijke verordening en niet voor een kantoorgebouw dat ten hoogste 2 jaar wordt gebruikt.

Eigenaren en gebruikers van een bedrijfspand betalen daarnaast onroerendezaakbelasting (ozb). Ga verder na of er in uw gemeente een zero-emissiezone komt, een gebied waar geen vervuilende bestel- en vrachtauto's mogen rijden.

Om af te vinken:

• Wijs een interne projectleider aan.
• Lees in het omgevingsplan van de gemeente wat op de nieuwe plek mag.
• Doe de vergunningcheck in het Omgevingsloket als u gaat verbouwen.
• Controleer het energielabel als het kantoor groter is dan 100 vierkante meter.
• Ga na of er in uw gemeente een zero-emissiezone geldt of komt.

Lees ook de voorwaarden voor bedrijfsverhuizingen die De Bresser meegeeft: de Algemene Voorwaarden voor Bedrijfsverhuizingen (AVB) van de Organisatie voor Erkende Verhuizers. Daarin staat dat u als opdrachtgever tijdig alle informatie geeft die voor de verhuizer van belang is. Zeer zware zaken, zoals brandkasten en machines, meldt u volgens die voorwaarden schriftelijk, met het gewicht en de maximaal toegestane vloerbelasting van het pand waar ze komen te staan en van de route door het pand. Op uw verzoek sluit de verhuizer volgens dezelfde voorwaarden een afzonderlijke verzekering af voor de risico's waarvoor hij niet aansprakelijk is, op uw kosten.

Welke voorwaarden en termijnen voor uw verhuizing gelden, staat in de overeenkomst met uw verhuizer. Wat uw eigen verzekeringen dekken, vraagt u na bij uw verzekeraar.

Leg tot slot een tijdslijn vast, het draaiboek van uw verhuizing. De Bresser zet die samen met u uit. Spreek daarin per afdeling af wanneer haar spullen worden ingepakt en wanneer de laatste werkdag op het oude adres is.

Om af te vinken:

• Maak een lijst: wat gaat mee, wat blijft, wat kan weg.
• Ga in de lease- en huurcontracten na of de leverancier gehuurde apparatuur zelf moet loskoppelen en verplaatsen, en meld de verhuizing bij die leverancier.
• Vraag de verhuizer een offerte, na een bezoek of een videogesprek.
• Geef de verhuizer op tijd alle informatie, en zeer zware zaken schriftelijk met gewicht en vloerbelasting.
• Lees in de overeenkomst met de verhuizer welke voorwaarden gelden, en vraag uw verzekeraar wat uw verzekeringen dekken.
• Leg een budget vast voor de verhuizing en de inrichting.
• Leg in het draaiboek per afdeling vast wanneer haar spullen worden ingepakt.

De wet zegt ook dat het advies moet worden gevraagd op een tijdstip waarop het nog van wezenlijke invloed kan zijn op het te nemen besluit. Tenzij het besluit van de ondernemer overeenstemt met het advies van de or, is hij volgens artikel 25 lid 6 verplicht de uitvoering van zijn besluit op te schorten. Dat geldt tot een maand na de dag waarop de or van het besluit in kennis is gesteld, en de verplichting vervalt wanneer de or dat te kennen geeft. Hoe het adviesrecht werkt, legt de SER uit.

Vertel daarna uw medewerkers wat er voor hen verandert: het nieuwe adres, de laatste werkdag op de oude plek en wanneer hun werkplek wordt ingepakt. Gaan medewerkers mee naar een andere standplaats, dan verhuist ook hun huis. Voor verhuizingen van medewerkers sluit De Bresser een raamcontract.

Volgens het Handboek Loonheffingen van de Belastingdienst mag een werkgever naast de vergoeding van de werkelijke kosten voor het overbrengen van de boedel een gericht vrijgestelde verhuiskostenvergoeding geven van maximaal 7.750 euro. Voorwaarde is wel dat de verhuizing voldoende samenhangt met de dienstbetrekking; wat dat betekent, legt de Belastingdienst in dat handboek uit.

Om af te vinken:

• Heeft uw onderneming een or, vraag die dan op tijd om advies over het voorgenomen besluit.
• Informeer medewerkers over het adres, de laatste werkdag en het inpakken.
• Regel de verhuizing van medewerkers die naar een andere standplaats gaan.

Een nieuw bezoekadres geeft KVK door aan de Belastingdienst. Een nieuw postadres geeft u zelf door aan de Belastingdienst, met het formulier Postadres doorgeven. Aan andere organisaties geeft KVK adreswijzigingen niet door, en ook merk- en octrooiregisters krijgen uw nieuwe adres niet van KVK.

Uw bank, verzekeraar, klanten en leveranciers informeert u dus zelf. Zet het nieuwe adres ook op uw facturen: daarop hoort het adres waar de onderneming feitelijk is gevestigd, en alleen een postbusnummer is volgens de Belastingdienst niet voldoende. Zakelijke post kunt u laten doorsturen met de Zakelijke Doorzendservice van PostNL, die volgens PostNL ook post uit een Zakelijke Postbus automatisch doorstuurt naar het adres dat u kiest.

Om af te vinken:

• Geef het nieuwe adres binnen een week na ingebruikname door aan KVK.
• Houd het bewijs voor het nieuwe adres klaar en bewaar de brief van KVK.
• Geef een nieuw postadres zelf door aan de Belastingdienst.
• Informeer bank, verzekeraar, klanten en leveranciers.
• Laat zakelijke post doorsturen, bijvoorbeeld met de Zakelijke Doorzendservice van PostNL.
• Geef het nieuwe adres door aan het merken- of octrooiregister als u daarin staat.
• Zet het nieuwe adres op uw facturen.
• Zet het nieuwe adres ook op uw website, briefpapier en e-mailhandtekening.